Pridobitev in izmenjava podatkov v upravnem postopku

Na začetek

Definicija pojma in ključne pravne podlage

Upravni postopek

Upravni postopek je vsak postopek, v katerem upravni organ odloča o pravici, obveznosti ali pravni koristi fizične ali pravne osebe. Upravni organ vodi in odloča v upravnem postopku ali izda upravno odločbo, kot to opredeljujeta 1. in 2. člen Zakona o splošnem upravnem postopku.

Postopek se lahko začne po uradni dolžnosti, oziroma, ko pristojni organ v ta namen opravi kakršnokoli dejanje. Lahko se začne tudi na zahtevo stranke, tako se šteje, da se je upravni postopek začel od tistega dne, ko je stranka vložila zahtevo, kot to določata 125. in 127. člen Zakona o splošnem upravnem postopku.

Uradna evidenca

Kot to določa 179. člen Zakona o splošnem upravnem postopku državni organi, organi samoupravnih lokalnih skupnosti in nosilci javnih pooblastil izdajajo potrdila ter druge listine o dejstvih, o katerih vodijo uradno evidenco. Za uradno evidenco se šteje evidenca, ki je bila vzpostavljena na podlagi zakona, podzakonskega predpisa ali splošnega akta, izdanega za izvrševanje javnih pooblastil.

Javna pooblastila

Javna pooblastila so pooblastila subjektom izven državne uprave za izvajanje upravnih nalog, v namen decentralizacije in večje učinkovitosti, kot to določa 1. člen Zakona u splošnem upravnem postopku.

Po Zakonu o splošnem upravnem postopku so uradne osebe, ki vodijo upravne postopke, dolžne preskrbeti podatke o dejstvih, o katerih vodi uradno evidenco organ, ki je pristojen za odločanje, saj se smatra, da so s temi podatki seznanjene. Enako morajo ravnati upravni organi in drugi državni organi, organi lokalne skupnosti in nosilci javnih pooblastil, stranki v postopku pa ni potrebno prilagati podatkov o dejstvih iz uradnih evidenc (izpiskov, potrdil in drugih podatkov), ki jih ti vodijo (139. člen ZUP).

Pri pridobivanju podatkov obstajata dve omejitvi, ki sta ju zaradi spoštovanja ustavnega načela enakosti pred zakonom (14. člen URS) uvedli novela ZUP-B iz leta 2002 in novela ZUP-C iz leta 2004. Prva omejitev pravi, da lahko stranka organu prepove pridobivanje njenih osebnih podatkov iz uradnih evidenc (66. členu ZUP). Druga pa, prav tako na zahtevo stranke, organu prepoveduje pridobivanje podatkov, ki se nanašajo na davčno tajnost in druge podatke, določene v 5. odstavku 139. člena.

Pri pridobivanju in izmenjavi podatkov v upravnem postopku je potrebno upoštevati tudi načelo varstva pravic strank in varstva javnih koristi (7. člen ZUP) ter načelo ekonomičnosti postopka (14. člen ZUP), po katerih strank pri uveljavljanju pravic organ ne sme obremenjevati s pridobivanjem podatkov, saj jih lahko sam iz uradnih evidenc pridobi enostavneje in hitreje.

Medsebojno sodelovanje organov pri pravni pomoči v upravnem postopku je določeno v 34. členu ZUP. Pravno pomoč zahteva z zaprosilom organ, ki je pristojen za odločanje v konkretni zadevi. Zaprošeni organ mu mora brez odlašanja, najpozneje v 30 dneh od prejema vloge, ugoditi.

Za pridobivanje podatkov iz uradnih evidenc tujih držav veljajo določbe mednarodnih pogodb, kadar teh ni, pa velja načelo vzajemnosti (34. člen ZUP). Da bi torej organ sam pridobival potrdila/podatke od organa druge države, bi morala obstajati mednarodna pogodba, ki bi določila upravičenja in obveznosti glede zaprošanja in posredovanja podatkov organom različnih držav. Če tega ni, organ od stranke zahteva, da take podatke predloži sama .

Pridobivanje in posredovanje podatkov je podrobneje urejeno v Uredbi o upravnem poslovanju (199. do 205. člena), ki med drugim določa, da organ, ki vodi postopek in ima možnost neposrednega dostopa do uradnih evidenc, podatke priskrbi sam (199. člen). Pri tem je uradna oseba dolžna napraviti uradni zaznamek (201. člen). Stranko je potrebno tudi seznaniti, da lahko osebne podatke predloži tudi sama oziroma pisno prepove pridobivanje teh podatkov (199. člen).

Nosilni primeri z Upravne svetovalnice

Ko je govora o pridobivanju podatkov in potrdil iz uradnih evidenc potrebnih za nek upravni postopek, se nam najprej poraja vprašanje ali je to naloga stranke ali organa. 199. člen Uredbe o upravnem poslovanju določa, da podatke, ki so potrebni za odločanje v postopku pridobi organ, ki postopek vodi. Prvi odstavek 201. člena Uredbe o upravnem poslovanju skladno z tretjim in četrtim odstavkom 139. člena ZUP določa, da si uradna oseba, ki vodi postopek in ima možnost vpogleda v uradno evidenco, podatke pridobi sama. Če te možnosti nima, mora podatke pridobiti na podlagi zahteve posredovane organu, ki upravlja z zaprošenimi podatki. To mora storiti v roku treh delovnih dni po vložitvi vloge stranke, zaprošeni organ pa mora podatke posredovati takoj ali najkasneje v roku petnajstih dni (Upravna svetovalnica).

Če organ, ki potrebuje podatke iz uradne evidence za dodelitev neke pravice stranki nima dostopa do teh evidenc, breme pridobitve teh podatkov po 139. členu ZUP načeloma ni na stranki ampak na organu. Lahko pa so določbe področnih predpisov specifične in praviloma kot take nadrejene ZUP. V primeru, da področni predpis ne določa dostopa do podatkov organu, ki vodi postopek, lahko organ potrebne podatke zahteva od stranke predvsem če gre za postopek na zahtevo stranke (Upravna svetovalnica).

Na splošno za bančne podatke velja, da Banka Slovenije na podlagi prejete zahteve in pod pogojem, da je prosilec upravičen do posredovanja osebnih podatkov iz registra temu podatke tudi posreduje. 34. člen ZUP namreč določa, da lahko organ v upravnem postopku od upravljavca zbirke podatkov zahteva posredovanje določenih podatkov, če so ti potrebni za ugotovitev dejstev v zvezi z vodenjem in odločanjem v upravnem postopku (Upravna svetovalnica).

Stranka je tuj državljan, upravni organ pa potrebuje za dokončanje upravnega postopka potrdilo iz uradne evidence. V tem primeru gre za podatek, ki ni dostopen v uradni evidenci slovenskih organov. Potrebno je uporabiti pravila o pravni pomoči. Temeljno pravilo mednarodne pravne pomoči pravi, da zanjo veljajo določbe mednarodnih pogodb, če jih ni pa načelo vzajemnosti (34. člen ZUP). Da bi organ sam pridobival podatke od organa neke druge države bi praviloma morala obstajati neka mednarodna pogodba, ki bi določila upravičenja in obveznosti glede zaprošanja in posredovanja podatkov organom različnih držav. V primeru, da tega ni, lahko organ od stranke zahteva, da take podatke predloži sama (Upravna svetovalnica).

Izbrana sodna praksa

Stranke lahko pri uresničevanju sodnega varstva zaprosijo za brezplačno pravno pomoč. Organ za brezplačno pravno pomoč kot to navaja 1. in 2. člen Zakona o brezplačni pravni pomoči (ZBPP) glede upravičenosti brezplačne pravne pomoči, mora ugotavljati premoženjsko stanje prosilca in njegovih družinskih članov, potrebne podatke pa pridobi iz uradnih evidenc.Kadar stranka oziroma tožnik meni, da se podatki iz uradnih evidenc ne ujemajo z dejanskim stanjem, bi moral organ za razjasnitev dejanskega stanja, dati stranki možnost izjaviti se o dejanskem stanju, kot to določa 1. odstavek 9. člena ZUP. Kadar tožena stranka te možnosti prosilcu ne omogoča, to pomeni bistvene kršitve v postopku, kar je opredeljeno tudi v 3. točki drugega odstavka 237. člena ZUP. Posledica neupoštevanja tega člena je lahko, da je dejansko stanje nepopolno ugotovljeno (Sodna praksa).

Do brezplačne pravne pomoči tudi ni upravičena stranka, ki je tuj državljan, ki nima stalnega oziroma začasnega prebivališča v Republiki Sloveniji. Skladno s 3. odstavkom 139. člena ZUP pa si mora organ pridobiti podatke o dejstvih o katerih se vodi uradna evidenca, pri pristojnem organu, v tem primeru podatek na katerem naslovu je stranka prijavljena. Pred izdajo odločbe je stranki potrebno dati možnost, da se izjavi o dejstvih in okoliščinah pomembnih za odločanje, kot to določa 9.člen ZUP. Poleg tega bi moral pristojni organ skladno z 2. odstavkom 140. člena ZUP za ugotovitev dejstva, ki ni splošo znano, od stranke zahtevati naj predloži dokaze, potrebne za odločitev (Sodna praksa).

Kadar bi vpogled v podatke o dejstvih iz uradnih eviodenc s strani pristojnega organa lahko dejansko pomenil podaljševanje postopka, sme organ stranko pozvati, da sama predloži listine, četudi gre za listine iz 3. odstavka 66. člena ZUP. Tiste podatke, ki jih je organ pristojen za odločanje zahteval mu morajo, kot to določa 33. člen ZBPP, državni in drugi organi ter organizacije posredovati brezplačno. Pri pridobivanju podatkov o tujcih, pa se morajo upoštevati določbe zakona in mednarodnih pogodb, ki urejajo mednarodne pravne pomoči v sodnih postopkih (Sodna praksa).

V določenih primerih, kadar namena postopka ni mogoče doseči z milejšemi sredstvi lahko organ pridobiva oziroma obdeluje tudi občutljive osebne podatke, tudi brez privolitve stranke, vendar skladno s 7. točko 13. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP). Na podlagi 10. člena Zakona o pravdnem postopku (ZPP), morajo organi na zahtevo sodišča zahtevane podatke, ne glede na določbe o varstvu osebnih podatkov, posredovati brezplačno (Sodna praksa).

Literatura in viri

- Kovač, Polonca, Rakar, Iztok, Remic, Matjaž. Upravno-procesne dileme o rabi ZUP. Del 2, 120 vprašanj iz prakse z odgovori in sodno prakso ter z uvodno študijo. Uradni list Republike Slovenije, 2012. (COBISS)
- Uredba o upravnem poslovanju (Uradni list RS, št. 20/05, 106/05, 30/06, 86/06, 32/07, 63/07, 115/07, 31/08, 35/09, 58/10, 101/10 in 81/13)
- Ustava Republike Slovenije (Uradni list RS, št. 33/91-I, 42/97, 66/00, 24/03, 69/04, 69/04, 69/04, 68/06, 47/13 in 47/13)
- Upravna svetovalnica

- Zakon o splošnem upravnem postopku (Uradni list RS, št. 24/06 - uradno prečiščeno besedilo, 105/06 - ZUS-1, 126/07, 65/08 in 8/10)
- Zakon o brezplačni pravni pomoči (Uradni list RS, št. 96/04 - uradno prečiščeno besedilo in 23/08)
- Zakon o pravdnem postopku (Uradni list RS, št. 73/07 - uradno prečiščeno besedilo, 45/08 - ZArbit, 45/08, 57/09 - odl. US, 12/10 - odl. US, 50/10 - odl. US, 107/10 - odl. US, 75/12 - odl. US, 40/13 - odl. US in 10/14 - odl. US)
- Zakon o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo)